Tämä tietosuojaseloste ("Seloste") on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (Euroopan Parlamentin ja Neuvoston asetus 679/2016 "GDPR") mukainen selvitys siitä, miten me Heppu AI Oy:ssä ("Rekisterinpitäjä", "me", "meidän" jne. ja jäljempänä esitetyn mukaisesti myös "Tietojenkäsittelijä") käsittelemme luonnollisten henkilöiden ("Rekisteröity") henkilötietoja ("Tiedot") ja mitkä ovat Rekisteröidyn oikeudet.
Seloste käsittää sekä sellaisten Tietojen käsittelyn, jotka me Rekisterinpitäjänä keräämme, että Tiedot, joiden käsittely perustuu meidän ja asiakasyritystemme ("Asiakas") väliseen tietojenkäsittelysopimukseen ("DPA"). Tietojenkäsittelysopimukseen perustuvissa käsittelytilanteissa Asiakkaamme toimii rekisterinpitäjänä ("Toimeksiantaja") ja me Tietojenkäsittelijänä.
REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ
Heppu AI Oy (Y-tunnus 3517137-9)
Keilaranta 16, 02150 Espoo
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa yhteydenottoihin vastaa:
Mika Jordanov
mika@heppu.ai
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE
Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti Rekisteröidyn suostumuksella. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi sekä Rekisterinpitäjän ja Toimeksiantajan oikeutettujen etujen nojalla. Oikeutettu etu on käsittelyperusteena silloin, kun käytämme Tietoja tavanomaiseen liiketoimintaan kuuluvien käsittelytarpeiden perusteella. Yritysten työntekijöille lähettämämme sähköpostimarkkinointi perustuu oikeutettuun etuumme markkinoida palveluamme yrityksille.
Sopimusvelvoitteen täyttämiseksi katsotaan myös meidän ja Toimeksiantajan välinen palvelusopimus ("Palvelusopimus"). Palvelusopimuksella sovitun palvelun toteuttamiseksi käsittelemme henkilötietoja joko Rekisterinpitäjänä tai Tietojenkäsittelijänä riippuen siitä, onko Rekisteröity Toimeksiantajan edustaja vai Toimeksiantajan asiakas tai potentiaalinen asiakas.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Käsittelemme henkilötietoja lainmukaisesti ja ainoastaan tässä Selosteessa esitettyä, nimenomaista tarkoitusta varten.
Henkilötietojen käsittely on tarpeellista
- palveluidemme tarjoamiseksi ja markkinoimiseksi;
- asiakassuhteen hoitamiseksi, mukaan lukien asiakasviestintä, markkinointi, laskutus;
- palvelumme markkinoimiseksi yritysten työntekijöille sähköpostilla;
- Palvelusopimuksessa sovittujen palvelujen täyttämiseksi ja toteuttamiseksi;
- verkkosivujen toiminnan mahdollistamiseksi;
- Rekisterinpitäjän ja Toimeksiantajan oikeutettujen etujen toteuttamiseksi; ja
- lakimääräisten velvoitteiden täyttämiseksi.
TIETOLÄHTEET
Keräämme Tietoja sekä automaattisesti että Rekisteröidyltä itseltään (mm. verkkosivujen lomakkeet ja asiakasviestintä). Meillä on oikeus tarkistaa ja täydentää Rekisteröidyltä saatuja tietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten Kaupparekisteristä.
Sähköpostimarkkinointia varten saamme yritysten työntekijöiden nimet, työsähköpostiosoitteet ja tehtävänimikkeet Vainu.io Software Oy:n palvelusta, GetLeads-palvelusta (getleads.io), julkisista LinkedIn-profiileista, yritysten verkkosivuilta ja muista julkisista lähteistä sekä työntekijän kollegalta, joka kertoo meille, kenelle asia kuuluu. Valitsemme yrityksiä myös julkisten työpaikkailmoitusten (Duunitori, LinkedIn ja Työmarkkinatori) ja julkisten tilinpäätöstietojen perusteella. Ilmoituksista tallennamme vain yritystä koskevia tietoja, kuten ilmoituksen otsikon, työnantajan ja julkaisupäivän.
Automaattinen tietojen kerääminen ja käsittely perustuu verkkosivujemme ja muiden sähköisten palveluidemme käyttöön.
Palvelusopimuksen ja DPA:n nojalla saamme Tiedot Toimeksiantajalta. Toimeksiantaja vastaa siitä, mitä tietoja meille luovutetaan ja mihin niitä käytetään.
EVÄSTEET JA VERKKOSIVUN SEURANTATEKNIIKAT
Verkkosivuillamme on käytössä seuraavat palvelut, evästeet ja selaimen tallennustilat. Kävijämittauksemme on omaa. Se ei käytä evästeitä eikä tallenna IP-osoitetta, joten se ei edellytä suostumusta. Mainonnan mittaamiseen käytämme Google Adsin, LinkedInin ja Metan evästeitä, jotka otamme käyttöön vain suostumuksellasi. Voit hyväksyä tai hylätä markkinointievästeet sivun evästeilmoituksesta ja muuttaa valintaasi sivun alalaidan Hallitse evästeitä -linkistä. Jos hyväksyt markkinointievästeet, jaamme Google Ireland Limitedille lomakkeella antamasi sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron tiivistettynä (hashattuna) konversioiden kohdistamista varten (laajennetut konversiot). Vastaavasti jaamme LinkedIn Ireland Unlimited Companylle lomakkeella antamasi sähköpostiosoitteen tiivistettynä (hashattuna) mainonnan kohdentamista ja mittaamista varten (tehostettu täsmäytys).
Kävijämittaus toimii näin. Kun sivu latautuu tai sivulla tehdään mitattava toiminto, selain lähettää palvelimellemme sivun osoitteen, edellisen sivun osoitteen, näytön leveyden ja toiminnon nimen. Palvelin muodostaa kävijälle tunnisteen IP-osoitteesta, selaimen tunnistetiedosta ja satunnaisesta avaimesta, joka vaihtuu joka päivä ja poistetaan vuorokauden kuluttua. Tunnisteesta ei voi päätellä IP-osoitetta, eikä saman kävijän käyntejä voi yhdistää eri päiviltä. IP-osoitetta ja selaimen tunnistetietoa emme tallenna. Tallennamme sivun polun, saapumislähteen, kampanjatiedot (utm-parametrit), tiedon siitä, tuliko kävijä mainoksen kautta, laiteluokan ja toiminnot. Poistamme tiedot 400 päivän kuluttua.
Sivusto tallentaa selaimen istuntomuistiin tiedon siitä, mistä saavuit sivustolle: kampanjatiedot, edellisen sivuston osoitteen, ensimmäisen sivun, mainosklikkauksen tunnisteen (esimerkiksi gclid) ja satunnaisen istuntotunnisteen. Tiedot poistuvat, kun suljet välilehden. Kun lähetät lomakkeen tai aloitat chat-keskustelun, liitämme nämä tiedot yhteydenottoosi, jotta näemme, mikä markkinointi tuo yhteydenottoja. Jos hyväksyt markkinointievästeet, säilytämme samat tiedot selaimen paikallisessa muistissa 90 päivää, jotta myöhempi käyntisi yhdistyy alkuperäiseen lähteeseen.
| Palvelu tai eväste | Tarjoaja | Tarkoitus | Voimassaolo | Oikeusperuste |
|---|---|---|---|---|
| Hepun kävijämittaus | Heppu AI Oy (palvelin Hetzner Online GmbH, Helsinki, EU) | Kävijämäärien ja markkinoinnin tehon mittaus. Ei käytä evästeitä eikä tallenna IP-osoitetta. Kävijätunniste vaihtuu päivittäin. | Ei evästettä. Tiedot poistetaan 400 vrk:n kuluttua. | Oikeutettu etu |
| heppu_attribution_session ja heppu_context_id (selaimen istuntomuisti) | Heppu AI Oy | Muistaa välilehden ajan, mistä saavuit sivustolle, ja liittää tiedon lähettämääsi yhteydenottoon. | Välilehden sulkemiseen asti | Oikeutettu etu |
| heppu_attribution (selaimen paikallinen muisti) | Heppu AI Oy | Muistaa saapumislähteen ja mainosklikkauksen myöhempiä käyntejä varten. Otetaan käyttöön vain suostumuksella. | 90 vrk | Suostumus |
| heppu_consent (eväste) | Heppu AI Oy | Muistaa, hyväksyitkö vai hylkäsitkö markkinointievästeet. | 12 kk | Oikeutettu etu |
| Google Ads (_gcl_*-evästeet) | Google Ireland Limited (Irlanti, EU; siirrot Yhdysvaltoihin EU–US-tietosuojakehyksen nojalla) | Mainonnan tehon ja konversioiden mittaaminen sekä uudelleenmarkkinointi. Otetaan käyttöön vain suostumuksella; ilman suostumusta mittaus on evästeetöntä ja anonyymiä (Consent Mode). | Enintään 90 vrk | Suostumus |
| LinkedIn Insight Tag (mm. UserMatchHistory, bcookie, lidc, li_sugr) | LinkedIn Ireland Unlimited Company (Irlanti, EU; siirrot Yhdysvaltoihin EU–US-tietosuojakehyksen nojalla) | Mainonnan kohdentaminen ja konversioiden mittaaminen LinkedInissä sekä uudelleenmarkkinointi. Ladataan vain suostumuksella. | Enintään 12 kk | Suostumus |
| Meta Pixel (_fbp, _fbc) | Meta Platforms Ireland Limited (Irlanti, EU; siirrot Yhdysvaltoihin EU–US-tietosuojakehyksen nojalla) | Mainonnan kohdentaminen ja konversioiden mittaaminen Facebookissa ja Instagramissa sekä uudelleenmarkkinointi. Ladataan vain suostumuksella. | Enintään 90 vrk | Suostumus |
| Cloudflare Turnstile | Cloudflare, Inc. (Yhdysvallat, EU–US-tietosuojakehys) | Suojaa sivuston lomakkeet boteilta ja väärinkäytöltä. | Istunnon ajan | Oikeutettu etu (tietoturva) |
| Heppu-chatwidget | Heppu AI Oy | Mahdollistaa chat-keskustelun sivulla. Käsittelee keskustelussa annettuja tietoja ja tiedon siitä, mistä saavuit sivustolle. | Istunnon ajan | Oikeutettu etu (palvelun toiminta) |
MARKKINOINNIN JA MYYNNIN SEURANTA
Tallennamme verkkosivujen lomakkeilla tulleet yhteydenotot, demonumeroihimme soitetut puhelut ja chat-keskustelut markkinointitietokantaan. Tietokanta on omalla palvelimellamme Hetzner Online GmbH:n konesalissa Helsingissä. Sen avulla selvitämme, mitkä markkinointikanavat ja kampanjat tuovat yhteydenottoja ja kauppoja.
Lomakkeen sisältö (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja viesti) säilyy tietokannassa enintään 7 päivää sen jälkeen, kun olemme siirtäneet sen asiakkuudenhallintajärjestelmäämme (Pipedrive OÜ, Viro, EU). Sen jälkeen tietokantaan jäävät yrityksen nimi, saapumislähde ja kampanjatiedot sekä sähköpostiosoite ja puhelinnumero tiivistettynä (hashattuna).
Täydennämme yhteydenoton tehneen yrityksen tiedot (Y-tunnus, toimiala, yhtiömuoto ja kotikunta) Patentti- ja rekisterihallituksen avoimista yritystiedoista. Yrityksen henkilöstömäärän ja liikevaihdon saamme Vainu.io Software Oy:n palvelusta.
Kun demonumeroomme soitetaan, palvelumme tallentaa soittajan puhelinnumeron, puhelun keston ja yhteenvedon keskustelusta. Markkinointitietokantaan tallennamme puhelinnumeron vain tiivistettynä. Jos soittaja pyytää yhteydenottoa, siirrämme puhelinnumeron, yhteenvedon ja mahdollisen sähköpostiosoitteen asiakkuudenhallintajärjestelmäämme.
Jos olet hyväksynyt markkinointievästeet, ilmoitamme palvelimeltamme Google Ireland Limitedille, LinkedIn Ireland Unlimited Companylle ja Meta Platforms Ireland Limitedille yhteydenotostasi (lomake, chat tai puhelu), jos yrityksesi kuuluu kokonsa perusteella kohderyhmäämme, sekä myöhemmin siitä, jos yhteydenotostasi tulee myyntimahdollisuus tai kauppa. Lähetämme mainosklikkauksen tunnisteen, tiivistetyn sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron (Metalle vain tiivistetyn sähköpostiosoitteen), sen verkkosivun osoitteen, jolla yhteydenotto tehtiin, tapahtuman ajankohdan ja kaupan arvon. Palvelut käyttävät tietoja mainonnan tehon mittaamiseen ja mainosten kohdentamiseen ja säilyttävät niitä omien ehtojensa mukaisesti. Käsittelyn perusteena on suostumuksesi. Meta siirtää tietoja Yhdysvaltoihin EU–US-tietosuojakehyksen nojalla. Jos olet hylännyt markkinointievästeet, emme lähetä näitä tietoja.
SUORAMARKKINOINTI YRITYKSILLE SÄHKÖPOSTILLA
Lähetämme yritysten työntekijöille sähköpostia, jossa kerromme palvelustamme. Lähetämme viestejä vain yrityksiin, jotka voisivat olla asiakkaitamme. Lähetämme viestit työsähköpostiosoitteeseen, ja ne koskevat vastaanottajan työtehtäviä. Käsittely perustuu oikeutettuun etuumme markkinoida palveluamme yrityksille. Etumme ei mielestämme syrjäytä vastaanottajan oikeuksia, koska viestit koskevat vain työtä ja jokaisesta viestistä voi kieltäytyä.
Vastaanottajan nimen, työsähköpostiosoitteen, tehtävänimikkeen ja yrityksen tiedot saamme Vainu.io Software Oy:n palvelusta, GetLeads-palvelusta (getleads.io), yrityksen verkkosivuilta ja muista julkisista lähteistä. Jos työsähköpostiosoite ei ole tiedossa, päättelemme sen nimestä ja yrityksen verkkotunnuksesta ja tarkistamme ennen lähettämistä, että osoite on käytössä. Kerromme ensimmäisessä viestissä, mistä saimme tietosi.
Nimesi, tehtävänimikkeesi ja LinkedIn-profiilisi osoitteen voimme saada myös julkisesta LinkedIn-profiilistasi. Haemme profiilit Apify-palvelun avulla (Apify Technologies s.r.o., Tšekki), joka käsittelee tietoja lukuumme. Profiilista käytämme vain nimeä, nykyistä tehtävänimikettä, profiilin osoitetta ja sijaintia. Apify voi käsitellä tietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella, ja silloin siirto perustuu Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.
Voimme valita yrityksen sillä perusteella, että se hakee julkisessa työpaikkailmoituksessa väkeä asiakaspalveluun. Seuraamme ilmoituksia Duunitorista, LinkedInistä ja Työmarkkinatorilta. Ilmoituksesta käytämme vain yritystä koskevia tietoja, kuten ilmoituksen otsikkoa, työnantajaa ja julkaisupäivää, emmekä ilmoituksen yhteyshenkilön tietoja.
Voimme valita yrityksen myös sillä perusteella, että sen henkilöstömäärä on kasvanut julkisten tilinpäätöstietojen mukaan. Henkilöstömäärät saamme Vainu.io Software Oy:n palvelusta.
Voimme lähettää sinulle viestin myös siksi, että olet hiljattain aloittanut asiakaspalvelusta vastaavassa tehtävässä. Tiedon tehtävän alkamispäivästä saamme GetLeads-palvelusta (getleads.io).
Jos kollegasi vastaa viestiimme ja kertoo, että asia kuuluu sinulle, voimme lähettää viestin sinulle. Saamme silloin kollegaltasi nimesi, tehtäväsi ja joskus myös sähköpostiosoitteesi. Jos hän ei kerro osoitetta, haemme sen GetLeads-palvelusta tai päättelemme sen nimestäsi ja yrityksen verkkotunnuksesta ja tarkistamme ennen lähettämistä, että osoite on käytössä. Voimme myös kysyä yrityksen asiakaspalvelusta, kenelle asia kuuluu. Käsittely perustuu samaan oikeutettuun etuun kuin muukin sähköpostimarkkinointimme.
Lähetämme viestit Instantly-palvelulla (Foo Monk LLC, Yhdysvallat), joka käsittelee tietoja lukuumme. Instantly tallentaa vastaanottajan tiedot, lähetetyt viestit ja vastaukset sekä tiedon siitä, onko viestin linkkiä klikattu. Tietojen siirto Yhdysvaltoihin perustuu Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.
Markkinointitietokantaamme tallennamme vastaanottajan sähköpostiosoitteen vain tiivistettynä, tehtävänimikkeen, tietolähteen, yrityksen verkkotunnuksen, kampanjan ja tiedon siitä, vastasiko vastaanottaja, oliko hän kiinnostunut ja kieltäytyikö hän viesteistä. Jos lähetämme viestin uuden tehtävän perusteella, tallennamme yrityksen tietoihin myös tehtävänimikkeen ja tehtävän alkamispäivän ilman nimeä. Jos tieto tuli kollegan suosittelusta, tallennamme lisäksi tiedon suosittelusta, yrityksen verkkotunnuksen ja tehtäväsi sellaisena kuin kollegasi sen kertoi. Nimiä ja viestien tai vastausten sisältöä emme tallenna tietokantaan. Suositellun henkilön nimi ja sähköpostiosoite ovat vain sähköpostipalvelussa ja asiakkuudenhallintajärjestelmässä. Viestitapahtumien alkuperäiset tiedot poistamme tietokannasta 7 päivän kuluttua. Sähköpostimarkkinoinnin vastaanottajien tietoja emme lähetä Googlelle emmekä LinkedInille.
Jos vastaat kiinnostuneena tai varaat tapaamisen, siirrämme nimesi, sähköpostiosoitteesi ja yrityksesi tiedot asiakkuudenhallintajärjestelmäämme (Pipedrive OÜ, Viro, EU), ja myyjämme ottaa sinuun yhteyttä.
Poistamme vastaanottajan tiedot Instantlysta 12 kuukauden kuluttua viimeisestä viestistä tai, jos viestiä ei ole lähetetty, tietojen lisäämisestä, ellei vastaanottaja ole pyytänyt yhteydenottoa tai hänen yrityksestään ole tullut asiakasta. Muut säilytysajat kerrotaan kohdassa Henkilötietojen säilytysaika.
Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten milloin tahansa. Voit kieltää viestit vastaamalla viestiin esimerkiksi "ei kiitos", käyttämällä sähköpostiohjelmasi peruutuslinkkiä tai kirjoittamalla osoitteeseen mika@heppu.ai. Lisäämme sähköpostiosoitteesi estolistalle, emmekä sen jälkeen lähetä sinulle markkinointiviestejä. Muut oikeutesi kerrotaan kohdassa Rekisteröidyn oikeudet.
KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Käsittelemme asiakassuhteen hoitamiseksi ja siihen liittyvien velvoitteiden täyttämiseksi tarpeellisia henkilötietoja, joita ovat:
- Yksilöinti- ja yhteystiedot (mm. nimi, puhelinnumero, postiosoite, syntymäaika tai henkilötunnus, sähköposti sekä asiakasyritykseen liittyvät tiedot, myös yksityisen elinkeinonharjoittajan tiedot);
- Sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvät Tiedot (mm. tilaustiedot, suostumukset ja kiellot);
- Sähköpostimarkkinoinnin vastaanottajien tiedot (mm. nimi, työsähköpostiosoite, tehtävänimike, LinkedIn-profiilin osoite, tehtävän alkamispäivä, yritys, lähetetyt viestit, vastaukset ja kiellot);
- Verkkosivujen kävijäseurantaan liittyvät tiedot (mm. selatut sivut, saapumislähde, kampanjatiedot ja mainosklikkauksen tunniste; kävijämittaus ei tallenna IP-osoitetta);
- Demonumeroihimme soitettujen puhelujen ja sivuston chat-keskustelujen tiedot (mm. puhelinnumero, puhelun kesto ja yhteenveto keskustelusta);
- Asiakkaan vapaaehtoisesti antamat tiedot, kuten asiakaspalautteet;
Palvelusopimuksen ja DPA:n nojalla käsiteltävät henkilötiedot voivat edellä mainittujen lisäksi sisältää seuraavia Tietoja:
- rekisteröitävän omaisuuden tiedot (esim. auton rekisterinumero, kiinteistön tiedot)
HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN JA SIIRROT KOLMANSILLE
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta ulkopuolisille. Tietoja (kuten asiakaspalautteet) voidaan kuitenkin julkaista siten kuin on asiakkaan kanssa sovittu.
Tietoja voidaan luovuttaa kumppaneillemme, sikäli kuin se on välttämätöntä sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai meidän tai Toimeksiantajan oikeutetun edun nojalla. Tällöin kumppanimme käsittelevät Tietoja rekisterinpitäjän lukuun.
Palvelumme mahdollistamiseksi käytämme alikäsittelijöitä. Käyttäessämme alikäsittelijöitä vastaamme siitä, että myös alikäsittelijät toimivat Toimeksiantajan ohjeiden mukaisesti.
Saatamme siirtää Tietoja seuraavissa tarkoituksissa:
- AI-palvelun toteuttamiseksi: listan käyttämistämme alikäsittelijöistä löydät osoitteesta https://heppu.ai/gdpr
- kumppaneillemme, jotka toimivat Tietojen käsittelijöinä omien palveluidensa tarjoamiseksi (esim. kirjanpito, tietojärjestelmät, pankki, vakuutusyhtiö);
- rekisteröidyn suostumuksella osapuolille, joita suostumus koskee; sekä
- viranomaisille tai oikeudelisille neuvonantajille tilanteissa, joissa luovuttaminen on välttämätöntä lain tai oikeutetun etumme nojalla.
HENKILÖTIETOJEN SIIRTÄMINEN KOLMANSIIN MAIHIN
Palvelumme mahdollistamiseksi käytämme ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka voivat sijaita EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolella. Olemme varmistuneet siitä, että palveluntarjoajat noudattavat GDPR:n säännöksiä.
HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS
Tiedot on suojattu käyttäen asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia. Kaikki henkilötietoja käsittelevät henkilöt ovat sitoutuneet pitämään Rekisteröityjen Tiedot salassa ja käsittelemään niitä ainoastaan tämän Selosteen mukaisessa tarkoituksessa.
HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Rekisterinpitäjänä säilytämme Tietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty. Palvelusopimusta varten kerätyt tiedot poistetaan vuoden kuluttua sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana Palvelusopimus päättyi, ellei lainsäädännöstä muuta johdu.
Markkinointitietokannan säilytysajat kerrotaan kohdassa Markkinoinnin ja myynnin seuranta. Kävijämittauksen tiedot poistamme 400 päivän kuluttua.
Sähköpostimarkkinoinnin vastaanottajan tiedot poistamme Instantlysta 12 kuukauden kuluttua viimeisestä viestistä tai, jos viestiä ei ole lähetetty, tietojen lisäämisestä, ellei vastaanottaja ole pyytänyt yhteydenottoa tai hänen yrityksestään ole tullut asiakasta. Markkinointitietokannan tiivistetyt tiedot poistamme 24 kuukauden kuluttua. Tiedon kollegan suosittelusta poistamme 12 kuukauden kuluttua. Estolistalla olevan sähköpostiosoitteen säilytämme niin kauan kuin se on tarpeen, jotta kielto pysyy voimassa.
Laki tai muu sääntely voi edellyttää pidempää säilytysaikaa (esimerkiksi kirjanpitolain 1336/1007 mukaiset säilytysajat).
Toimiessamme Tietojenkäsittelijänä käsittelemme tietoja Toimeksiantajan ohjeiden mukaisesti Toimeksiantajan järjestelmässä tai Toimeksiantajan järjestelmiin integroituen. Toimeksiantaja säilyttää tietoja oman käytäntönsä mukaisesti.
PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO
Tietoja ei käytetä profilointiin tai muuhun automaattiseen päätöksentekoon.
Profiloinnilla tarkoitetaan Tietojen automaattista käsittelyä, jossa arvioidaan ihmisen henkilökohtaisia ominaisuuksia.
REKISTERÖIDYN OIKEUDET
GDPR:n mukaan Rekisteröidyllä on:
Oikeus saada pääsy Tietoihin:
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia Tietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio Tiedoistaan;
Oikeus Tietojen oikaisemiseen:
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset Tiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset Tiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot;
Oikeus Tietojen poistamiseen:
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien Tietojen poistamista, jos
- Tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty; tai
- Tietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen:
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien Tietojen käsittelyä, jos
- Rekisteröity kiistää Tietojensa paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista, ja Rekisteröity vastustaa Tietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
- Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse Tietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta Rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus siirtää Tiedot järjestelmästä toiseen:
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa Tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset Tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus vastustaa käsittelyä:
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa Tietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuumme. Suoramarkkinointia Rekisteröity voi vastustaa milloin tahansa, ja silloin lopetamme Tietojen käsittelyn suoramarkkinointia varten;
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle:
Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa Tietojaan koskeva asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, mikäli Rekisteröity katsoo Tietojen käsittelyn olevan lain vastaista.
Rekisterinpitäjä vastaa Rekisteröidyn oikeuksia koskevaan pyyntöön kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta. Erityisistä syistä vastausaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella.
Rekisterinpitäjällä ei ole velvollisuutta toteuttaa Rekisteröidyn vaatimia toimenpiteitä. Tällöin ilmoitamme Rekisteröidylle viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa kieltäytymisen syyt.
TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖJEN JA TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN
Kehitämme toimintaamme jatkuvasti, jonka vuoksi saatamme ajoittain muuttaa ja päivittää tietosuojakäytäntöjämme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.
Mikäli muutokset sisältävät uusia tarkoituksia Tietojen käsittelylle tai muuten muutamme Selostetta merkittävästi, tiedotamme muutoksista sivuillamme ja tarvittaessa pyydämme suostumuksen. Selosteen viimeisen päivitysajankohdan voit tarkistaa sivun ylälaidasta.